اخصائى المكتبة المدرسية

*******************

ورشة عمل للعاملين بمكتبات المعاهد الأزهرية 

الإسكندرية (مايو 2013)

      يمكن تعريف المكتبة بصفة عامة بأنها مكان مجهز يضم مجموعة من المواد المطبوعة وغير المطبوعة التى زودت بها المكتبة وتم تنظيمها وتهيئتها بواسطة اختصاصيين مؤهلين لتقديمها فى صورة مناسبة من الخدمات والأنشطة للمستفيدين المترددين عليها .

ونخلص من ذلك أن المكتبة عبارة عن عدة عناصر رئيسة هى :

(1) المكان : وقد يكون هذا المكان مكاناً مادياً يتكون من حجرة أو مجموعة من الحجرات ، ولكنه يجب أن يضم كافة التجهيزات اللازمة من مناضد ومقاعد وأرفف ومكاتب ، إلى غير ذلك من مكونات ، وقد يكـون هذا المكان بمؤسسة تعليمية فتكون مكتبة مدرسية أو جامعية ، أو بمؤسسة متخصصة كشركة أو نقابة فتكون مكتبة متخصصة ، أو بمؤسسة عامة كقصر ثقافة أو مركز شباب أو جمعية خيرية فتكون مكتبة عامة ، كما قد يكون مكتبة عامة ذات موقع منفصل كمكتبة الإسكندرية ، أو مكتبة قومية كدار الكتب المصرية ، كما يمكن أن يكون مكانها عبارة عن موقع على الإنترنت .

(2) المجموعات : وقد تكون هذه المجموعات عبارة عن مواد مطبوعة كالكتب والنشرات والدوريات ، أو مواد غير مطبوعة فى شكل شرائط كاسيت أو فيديو أو اسطوانات ليزر أو مجسمات وخرائط أو على شكل ميكروفيلم إلى غير ذلك من أشكال المعلومات .

(3) التزويد : وهو العملية التى يتم من خلالها توريد هذه المجموعات للمكتبة ، سواء بالشراء أو بالتبادل أو الإهداء أو الإيداع ، وقد تقوم المكتبة بهذه المهمة بصورة مباشرة ، أو عن طريق التزويد المركزى من خلال الهيئة التى تتبعها .

(4) تنظيم المجموعات : ونقصد بتنظيم المجموعات تهيئتها بصورة يسهل الوصول إليها ، وذلك من خلال مجموعة من العمليات الفنية كالفهرسة والتصنيف والتحليل الموضوعى والتكشيف والاستخلاص ، إلى غير ذلك من عمليات فنية وفقاً لنوعية هذه المواد .

(5) العاملون : وهم القوى البشرية التى تقوم على أمر هذه المكتبة ، وهم المحرك الأساسى لها ، ولولاهم لما وجدت المكتبة ، حتى ولو كانت مكتبة إلكترونية ، فهم الذين يُجهزون المكان ويختارون المواد وينظمونها ويقدمونها للمستفيد .

(6) الخدمات والأنشطة : وهذه هى المحصلة النهائية للجهود السابقة ، وبدونها لا تكون هناك ثمرة لما سبق ، وتتعدد هذه الأنشطة والخدمات تبعاً لنوع المكتبة والمترددين عليها وحجمها وإمكانياتها ، ومن هذه الخدمات : الإعارة بشقيها الداخلية والخارجية ، والإحاطة الخارجية والإرشاد القرائى ، والخدمات المرجعية إلى غير ذلك من خدمات ، ومن أمثلة الأنشطة المكتبية الندوات والمحاضرات والمناظرات والمسابقات والمعارض والمجلات والأرشيفات والزيارات ... إلخ .

(7) المستفيدون : وهم الذين من أجلهم تتم هذه الفعاليات ، وبناءً على سماتهم وخصائصهم يتم تنظيم المواد المكتبية وتقديمها لهم .

هذا ، وكما قلنا منذ قليل أن الدينمو المحرك والمنظم للمكتبات هو العنصر البشرى ، وإذا كانت الإدارة تتكون من التخطيط والتنظيم والعاملين والتنسيق والرقابة ، كما بيَّن علماء الإدارة ، فإن العنصر الأساسى يُعد المُحرك والمنظم والقائم بكل هذه المهام ، فإذا أُحسن اختياره ، أُحسنت الإدارة ، ولذلك سوف نركز فى هذه المحـاضرة على طبيعة العنصر البشرى بإحدى أهم أنواع المكتبات ، ألا وهى المكتبات المدرسية ، وسوف نتناوله من خلال نقطتين فقط هما :

-       اختياره .                - مهامه .

أولاً : اختيار العنصر البشرى بالمكتبة المدرسية :

      حددت المعايير فى الدول المختلفة العدد المناسب من العاملين بكل مكتبة ، ونوعية هؤلاء العاملين ، ونذكر هنا المعايير التى أصدرتها وزارة التربية والتعليم المصرية الخاصة بالمكتبات المدرسية عام 1990 ، والتى نصت على :

-   فى المدارس الابتدائية : يجب توافر إخصائى مكتبة بمؤهل عالى ( لم تشترط اللائحة أن يكون من خريجى أقسام المكتبات ، ولكنه اشترت أن يحصل على تدريب مناسب فى مجال المكتبات .

-   فى المدارس الإعدادية : يجب توافر إخصائى مكتبة بمؤهل عالى يُفضل أن يكون فى تخصص المكتبات أو الحصول على دورات تدريبية ، على أن يزداد العدد إلى اثنين فى المدارس التى يزيد عدد فصولها عن 20 فصلاً ، بالإضافة إلى عامل .

-   فى المدارس الثانوية : يجب توافر اثنين من الإخصائيين ، على أن يكون أحدهما على الأقل فى تخصص المكتبات والمعلومات ، ويزداد العدد إذا زادت الفصول عن 20 فصلاً ، إلى جانب ذلك يجب توافر موظف كتابى بمؤهل متوسط للأعمال المالية والكتابية وعاملاً أيضاً .

     وإذا كانت المعايير قد نصت على توافر عنصر التأهيل العلمى سواء من خريجى المكتبات أو من المتدربين ، إلا أنه يجب أن يكون هذا الموظف ملماً بطريقة التعامل مع المترددين سواء أكانوا من الطلاب أو المدرسين أو الإداريين ، ولذلك يجب أن يحصل على تأهيلٍ مناسبٍ فى علم النفس والموضوعات التربوية ، وقد أحسنت الكثير من أقسام المكتبات حين جعلت من بين موادها تدريس موضوعات علم النفس التربوى وعلم الاجتماع والعلاقات العامة .

ثانياً : مهام إخصائى المكتبة المدرسية :

        يمكن بيان تلك المهام بإحدى صورتين :

    الأولـى التقسيم الزمنى : حيث تنقسم المهام إلى : مهام ما قبل العام الدراسى ، ومهام الأسبوع الأول ، والمهام اليومية ، والمهام الشهرية ، ومهام آخر العام ، والمهام الصيفية .

   والثانى التقسيم النوعى : وذلك بتقسيم المهام إلى : مهام الإدارية ، والتربوية ، والاجتماعية ، والثقافية ، والمكتبية ... إلخ . وسوف نـركز هنا على التقسيم الزمنى لمهام إخصائى المكتبة ، والتى تبين طريقة إدارته للمكتبة ، وهى على النحو التالى :

[1] مهام ما قبل العام الدراسى (المهام التجهيزية ) :

     تنحصر هذه المهام فى مجموعة الإجراءات التى يجب أن يقوم بها إخصائى المكتبة قبل بداية العام

الدراسى حتى تكون مكتبته على أتم الاستعداد لاستقبال المترددين عليها من أول يوم ، وهذه المهام على النحو التالى :

1- الأثاث والتجهيزات : تفقد أثاث المكتبة وتجهيزاتها والمطالبة بإصلاح التالف واستكمال الناقص ، ومن ثم تخصيص جزءاً من الميزانية لذلك الأمر .

2- المجموعات : مراجعة ترتيب الكتب على الرفوف ، وتفقد ما يحتاج إلى تجليد ، وفرز الكتب التى لا تتناسب مع المكتبة لتقادم مادتها العلمية ، أو لأى سبب آخر ، وإعداد كشوف بها لاستبعادها ، واعتمادها من لجنة المكتبة والتوجيه .

وفى حالة وجود كتب جديدة ، ولم يتم تسجيلها ، فإنه يقوم بتسجيلها وختمها وتصنيفها وفهرستـها ولصق تكت كعب الكتاب بها وعليه الرقم الخاص ، ووضعها فى مكانها على الرفوف ، حتى تكون جاهزة للاستخدام من أول يوم فى الدراسة .

أما بالنسبة للمواد السمعية والبصرية فيجب التأكد من سلامة أجهزة عرضها ، وإرسال المعطل للصيانة 

3- اللوائح والمعايير : مراجعة لائحة المكتبات المدرسية ( أحدث لائحة) ومعايير المكتبات المدرسية المصرية ، وكذلك جميع النشرات الخاصة بالمكتبات المدرسية سارية المفعول .

4-  اللجان الإدارية : ونقصد بذلك تشكيل لجنة المكتبة وعقد الاجتماع الأول لها لوضع خطة النشاط المكتبى للعام الجديد ، وقد يقوم إخصائى المكتبة بإعدادها وعرضها عليهم ، ثم اعتمادها من إدارة المدرسة ثم التوجيه ، كما تقوم اللجنة بتحديد احتياجات المكتبة للعام الجديد والعمل على توفيرها .

    وكذلك تشكيل لجنة الإشراف على ميزانية المكتبة ، وهذه تنبثق من لجنة المكتبة ، حيث تستلم ميزانية المكتبة ، وتقوم بوضع خطة الصرف وتوزيعها على البنود المختلفة ، مع مراعاة احتياجات المكتبة .

5- حصة المكتبة : إعداد دفاتر تحضير حصة المكتبة ، واستلام جدول الحصص من إدارة المدرسة وتعليقه على باب المكتبة وداخلها .

6- اعتماد خطة النشاط : حيث يتم إرسال خطة النشاط المكتبى وخطة توزيع الميزانية للتوجيه لاعتمادها قبل بدء العام الدراسى ، وتعليق جدول الخطة على لوحة الإعلانات بالمكتبة .

7- سجلات المكتبة : إعداد وتجهيز سجلات المكتبة المختلفة ، وشراء سجلات جديدة للسجلات التى انتهت مثل سجلات ( المترددين – الإعارة الخارجية – الميزانية – لجنة المكتبة – الندوات والمحاضرات والمناظرات – المسابقات – النشرات – المعارض ... إلخ ) .

8- اللوحات الإرشادية والثقافية : إعداد اللوحات الإرشادية عن موقع المكتبة وأنشطتها المختلفة بالأماكن المختلفة بالمدرسة ، ولوحات : آداب المكتبة – طريقة الإعارة – خدمات المكتبة – جدول الحصص – خطة النشاط – التصنيف ... إلخ .

[2] مهام الأسبوع الأول :

     للأسبوع الأول من العام الدراسى رونق خاص ، فهو بوابة النشاط ، فإذا بدأ بصورة طيبة ، كان انجذاب الطلاب إلى المكتبة ، ومن مهام هذا الأسبوع :

1-   الدعوة لأنشطة المكتبة وخدماتها المختلفة ، سواء عن طريق اللوحات ، أو الإذاعة .

2-   تكوين جماعة أصدقاء المكتبة ، ويجب الحرص أن يكون أعضاء هذه الجماعة منتشرين بفصول المدرسة المختلفة .

[3] المهام اليومية :

1-   فتح المكتبة والتأكد من نظافتها فى بداية اليوم الدراسى .

2-   حضور طابور الصباح ومتابعة الإذاعة المدرسية ، ومراجعة كلمة المكتبة .

3- الأنشطة : مراجعة خطة النشاط المكتبى لمعرفة مهام اليوم ، والتجهيز لها ، وتذكير المدرسين المشاركين فى تقديمها بالموعد والتأكد من وجودهم أو البحث عن بديل لهم .

4-   زوار المدرسة : استقبال زوار المدرسة وإطلاعهم على أنشطة المكتبة وسجلاتها .

5- المترددين : إرشاد المترددين على المكتبة لتسجيل بياناتهم بسجل المترددين ، وتقديم ما يحتاجون إليه من مواد أو معلومات .

6- الإعارة الخارجية : القيام بمهام الإعارة الخارجية ، واستلام الكتب العائدة من الإعارة وإعادتها إلى مكانها على الرفوف ، وفى نفس الوقت متابعة المتأخرين واتخاذ الإجراءات اللازمة معهم .

7-   حصة المكتبة : تنفيذ حصة المكتبة وتدريس منهج المهارات المكتبية وفقاً لجدول الحصص .

8- السجلات : تسجيل أنشطة اليوم بسجلاتها أولاً بأول ، وكذلك تسجيل كل ما يرد للمكتبة من جرائد ومواد تم تزويد المكتبة بها ، وإعدادها فنياً ، وكذلك الرد على كافة مراسلات التوجيه ، واتخاذ اللازم معها وعدم إهمالها .

9-  فى نهاية اليوم :

·        النظر لخطة النشاط لمعرفة أنشطة اليوم التالى والتجهيز لها ، والإعلان عنها ، وتذكير المشاركين فى تقديمها .

·        مراجعة ترتيب المواد فى أماكنها بصورة صحيحة .

·        التأكد من إعادة المواد التى أخذها بعض المدرسين للاستفادة بها بفصول المدرسة إلى المكتبة .

·        التأكد من إغلاق المكتبة ونوافذها جيداً .

[4] المهام الشهرية :

            من المهام التى يجب أن يقوم بها إخصائى المكتبة كل شهر ما يلى :

1- خطة النشاط : مراجعة خطة النشاط وإرسال مواعيد الأنشطة للمدرسين المشاركين فيها ، وكذلك الإعلان عن هذه الأنشطة ومواعيدها بكافة الصور ( إذاعة – لوحة إعلانات ) وذلك لتحفيز الجميع على المشاركة فيها .

2- اجتماع لجنة المكتبة : وهذا اجتماع شهرى ، يجب على إخصائى المكتبة التحضير له ، وإعلان أعضاء اللجنة بجدول الأعمال المقترحة ، والتنسيق فى ذلك مع لجنة الميزانية ، ويُفضل أن يكون هذا الاجتماع فى الأسبوع الأول من الشهر .

3- جماعة أصدقاء المكتبة : يعقد إخصائى المكتبة اجتماعين مع أعضاء الجماعة ، على أن يكون أحدهما بالأسبوع الأول ، والآخر بالأسبوع الثالث من الشهر .

4-   برامج إذاعة المكتبة : وهذه تعد ضمن اجتماعات جماعة أصدقاء المكتبة ، أو فى اجتماع أسبوعى خاص .

5-   الأنشطة الثقافية : تنفيذها فى مواعيدها ، وتسجيل محاضرها أولاً بأول .

6-   الإحصاء الشهرى : يجب تسجيله فى سجل الإحصاء وإرسال نسخة منه للتوجيه .

7-   الأحداث الطارئة : يمكن استغلالها بكلمة فى الإذاعة أو ندوة أو محاضرة أو عمل مجلة .

[5] مهمة آخر العام الدراسى :

      وهذه المهمة تكون فى الشهر الأخير وهى عملية جرد المكتبة ، وقبله يطلب إعادة كافة المواد المعـارة خارج المكتبة ، وفيه يُراجع إخصائى المكتبة مقتنيات المكتبة ، ويحصر الفاقد والتالف من المواد ، ويعد المحاضر اللازمة لذلك ، ومن ثم يحصل على الاعتمادات المطلوبة من إدارة المدرسة والتوجيه فى الحدود التى نصت عليها لائحة المكتبات المصرية  .

[6] المهام الصيفية :

     لا يقتصر العمل المكتبى على العام الدراسى ، فهناك الأنشطة الصيفية التى لا تقتصر على أسرة المدرسة من تلاميذ ومدرسين وإداريين ، بل تتسع لتفتح أبوابها لأبناء وسكان المنطقة المحيطة بها ، ولذلك تتعدد مهام العمل المكتبى فى الإجازة الصيفية على النحو التالى :

1-   الميزانية : تخصيص جزءاً من الميزانية للإنفاق على النشاط الصيفى بواقع 25% من نصيب المكتبة .

2- الخطة : وضع خطة متكاملة للنشاط واعتمادها من المدرسة والتوجيه منذ بداية العام الدراسى ، والإعلان عنها داخل وخارج المكتبة .

3-   التعليمات : متابعة النشرات الصادرة من توجيه المكتبات حول النشاط الصيفى وأهدافه كل عام.

4- أسرة المدرسة : تشجيع مدرسى المدرسة وتلاميذها للمشاركة فى أنشطة المكتبة خلال العطلة الصيفية ، وذلك قبل نهاية العام الدراسى .

5-   المقتنيات : تأمين مقتنيات المكتبة خاصة إذا فتحت أبوابها لمترددين من خارج المكتبة .

      هذه هى مهام إخصائى المكتبة المدرسية التى يجب أن يقوم بها ، ولقد لاحظنا تعدد تلك المهام بين المهام الإدارية والتربوية والثقافية والاجتماعية ، إلى غير ذلك من مهام تساعد على إخراج جيل من المحبين للمكتبات والتردد عليها ، وكما قيل إذا أردت بناء أمة ، فاحرص على أبنائها ، وإذا أردت تدمير أمة ، فابدأ بتدمير أبنائها ، لأنهم مستقبلها وعدتها فى الغد .

نحو إدارة أفضل ...

ضوابط البريد الصادر والوارد 

                                                                           

                      دورة تدريبية قدمتها للعاملين بالتنظيم والإدارة بالإسكندرية (نوفمبر 2008)

لاشك أن أي مؤسسة تتصل بغيرها من المؤسسات من ناحية ، ومن ناحية أخرى تتصل إداراتها المختلفة مع بعضها من خلال وسائل اتصال متعددة ، والتى منها المكاتبات ، وحتى يسير العمل بنظام ، ولا تتأخر تلك المكاتبات ، ومن ثم يتأثر العمل بصورة سلبية ، وتتعطل المصالح ، لذلك تحرص المؤسسات المختلفة على إنشاء وحدة خاصة بتنظيم الصادر والوارد ، والعمل على حفظ مكاتبات المؤسسة ، وإنجاز العمل بصورة سريعة ودقيقة ، فلا تتعطل الأعمال والمصالح ، وعادة ما تكون هذه الوحدة جزءاً من إدارة المحفوظات بالمؤسسات المختلفة .

هذا وترجع أهمية وجود وحدة البريد الصادر والوارد إلى ما يلى :

1.     التوثيق الكامل للبريد الصادر والوارد وفق نظام دقيق ومحكم .

2.     توفير قنوات واضحة لتدفق المعلومات لكافة الجهات المسئولة في المؤسسة .

3.     تحديد صلاحيات المراسلة مع الجهات الأخرى .

4.     توحيد مواصفات المراسلات الصادرة .

5.     توفير قدرة كاملة للمتابعة على المراسلات الصادرة والواردة .

6.     خلق بيئة مؤسسية وثقافة عامة أساسها التوثيق .

بساطة وسرعة ودقة ...

وحتى تؤدى هذه الوحدة الوظيفة والهدف المنوط بها ، يجب أن تتسم إجراءاتها بما يلى :-

1.  الإقلال من عمليات القيد على قدر الإمكان ، فهناك مؤسسات يتم تسجيل الخطاب الواحد فى أكثر من خمسة سجلات ، وإعطاء هذا الخطاب أكثر من رقم .

2.  تبسيـط إجراءات العمل واستبعاد الخطوات الزائدة أو التى تسبب تعطيل البريد ، مثل العرض على أكثر من رئيس ، وكثرة التأشيرات على الأوراق ، وكثرة تحويلها من مكتب إلى آخر .

3.  مراعاة أن يكون الهدف الأساسى من إجراءات البريد الوارد والصادر هو سرعة تسليم الأوراق إلى المختص فى نفس يوم ورودها أو صدورها .

4.  مراعاة تسجيل بيانات المراسلات بصورة صحيحة واضحة ودقيقة ؛  ليسهل متابعتها وتحديد مسئولية الجهاز الإدارى وواجبات العاملين وحقوق أصحاب المصالح .

5.  توحيد خط سير البريد الصادر والوارد ، فلا يتم استقبال البريد الوارد والصـادر إلا عن طريق إدارة المحفوظات – التى تضم وحدة الصادر والوراد - وأن يتجنب تسلم أو تسليم أية أوراق واردة أو صادرة عن غير طريق هذه الإدارة .

6.  أن يبدأ ترقيم الخطابات الواردة أو الصادرة من أول يناير من السنة ، ويستمر الترقيم المسلسل حتى آخر ديسمبر من نفس السنة .

7.     الأخذ بالأساليب التكنولوجية الحديثة من أجل تبسيط إجراءات الصادر والوراد .

تعقيدات .. ومشاكل :

من أبرز المشكلات التى يعانى منها الجهاز الإدارى فى مصر والدول النامية ما يلى :

* كثرة عدد سجلات قيد وحصر المراسلات الصادرة والواردة .

* كثرة التوقيعات بتسليم وتسلم المراسلات فى جميع مراحل تداولها ، مما يؤدى لبطء حركة تداول المراسلات وضياع الوقت ، كما أن كل موظف قبل استلام الرسالة فإنه يقوم بقراءتها للتأكد من أن موضوعها يدخل فى اختصاصه ؛ وذلك لعدم وجود ملخص واضح لها ، يبرز موضوعها بمجرد النظر إليه .

* قيام بعض الموظفين الكسالى برفض الرسائل – دون النظر إليها – بحجة أنها ليست فى اختصاصه ، ومن ثم عودة الرسالة للرؤساء لتحديد اسم المختص أو جهة الاختصاص مرة أخرى .

* عدم الاهتمام بمتابعة الرد على المراسلات الواردة إلى المؤسسة .

وتعد هذه التعقيدات سباباً رئيسياً فى ظهور العديد من النتائج والمظاهر السيئة والمشكلات والتى منها على سبيل المثال :-

1-     شكوى الجمهور من تعطل مصالحهم .

2-     بطء اتخاذ إجراءات تنفيذ العمليات .

3-     تأخر وصول المعلومات عن الوقت المناسب وأحياناً عدم وصولها .

4-     ضعف الخدمة وعدم كفاءتها .

إجراءات قيد وتداول المراسلات الواردة :

يصل إلى وحدة الصادر والوارد نوعين من البريد : الأول بريد شخصى وهذا يصل إلى الشخض المرسل إليه مباشرة ، سواء أكان هذا الشخص أحد الموظفين أو مدير المنشأة ، والثانى وهو البريد الخاص بالمنشأة ، وهذا هو الذى تجرى عليه مجموعة الإجراءات التالية ⁽*⁾:

(1)  استلام البريد عن طريق موظف مكتب البريد أو عن طريق التسليم باليد ، وفى كلتا الحالتين يوقع الموظف المختص بالاستلام .

(2)  فتـح المظاريف ومراجعة محتوياتها ومرفقاتها وفقاً للبيان المكتوب على المظروف أو المرفق به ، فإذا وجد أى خطأ فعليه أن يبلغ الأمر للمدير فوراً عند تسليمه الخطابات ( أو قبلها إن أمكن للإسراع باتخاذ اللازم ) .

(3)    ختم المراسلات بخاتم الوارد وتسجيل اسم الجهة المختصة بالخاتم .

(4)  إثبات تاريخ وصول المكاتبات فى دفتر الوارد لضمان عدم تحمل أى مسئولية تترتب على تأخير التسجيل ، ويمكن الاكتفاء بتسجيل وصول الخطاب من خلال خاتم يوضع عليه تاريخ الوصول ، مع ملاحظة أن هناك أختام ذات ساعة .

(5)  يقوم الموظف بفرز المراسلات حسب الجهات المختصة ، وتصنيفها طبقاً للموضوعات ، مع وضع كل مجموعة وارد مع بعضها .

(6)  تقيد المراسلات فى سجل قيد الوارد حيث يسجل تاريخ القيد ورقم القيد وعدد المرفقات واسم الجهة الوارد منها المراسلة ورقم وتاريخ هذه الجهة وموضوع المراسلة .

(7)  يكون القيد فى هذه السجلات على أساس تخصيص سجل لكل قسم أو إدارة من الإدارات التى تخدمها وحدة المحفوظات ، كما يكون القيد فى هذه السجلات من أصل وصورة بحيث يكون الأصل ثابتاً فى السجل والصورة مشرشرة ليسهل نزعها .

(8)  فى حالة معرفة الموظف بأهمية وجود مستندات تساعد المدير أو الرئيس على قراءة الرسالة ومعرفة مضمونها والبت فيها ، يجب إرفاقها بها قبل عرضها عليه .

(9)  تسلم المراسلات إلى المختص فى القسم أو الإدارة بالتوقيع على أصل سجل القيد ونزع الصورة وإرفاقها بالمراسلات .

إجراءات قيد وتداول المراسلات الصادرة :

يجب على المؤسسة الاهتمام بالرسائل الصادرة منها ، لأنها تعطي انطباعاً عنها للجهات المصدرة إليها ، بحيث تكون ذات مظهر لائق ومنسق ، وخالية من الأخطاء اللغوية والمطبعية على اعتبار أنها إعلان للمؤسسة. وهذه الإجراءات على النحو التالى .

1.  إعداد الرسالة ومراجعتها وتوقيعها من المدير المسئول ( سواء كان المدير العام أو رئيس القسم ) وإرفاق كافة المرفقات بها ، ثم طيها وتظريفها وكتابة عنوان الجهة المرسلة إليها ، ووضع الطوابع اللازمة عليها إذا كانت ستسلم عن طريق البريد .

2.  يقوم كل قسم أو إدارة بقيد المراسلات الصادرة فى سجل قيد الصادر من أصل وصورة ، بحيث يكون الأصل ثابتاً والصورة مشرشرة ، ويكون القيد بتسجيل تاريخ ورقم القيد وعدد المرفقات واسم الجهة الصادر إليها المراسلة وموضوع المراسلة ، ويسجل رقم القيد على أصل المراسلة الصادرة وصورتها .

3.  تسلم المراسلات الصادرة إلى المختص بالصادر فى وحدة المحفوظات بالتوقيع على أصل سجلات القيد ونزع الصورة للاحتفاظ بها لديه .

4.  تجهز المراسلات للتصدير خارج الجهاز الإدارى إما بالتسليم باليد أو بالتسليم إلى مكتب البريد ، وبهذه الطريقة فإنه يمكن تفادى قيد المراسلات الصادرة أكثر من مرة مما يوفر الكثير من الوقت والجهد والتكلفة .

إجراءات متابعة المراسلات الواردة :

من المبادئ التنظيمية المتعارف عليها أن أى اتصال لابد أن يكون له رد ، وإلا أصبح مجرد ضوضاء لا فائدة لها ، لذلك فإنه يجب العمل على أن يتم الرد على كل مراسلة تتطلب رداً بحيث لا يتأخر إلى الدرجة التى تضيع فيها المصالح أو تؤثر عليها .

ومن هذا المنطلق فإنه يجب متابعة الرد على المراسلات الواردة التى تتطلب مشتملاتها ذلك ، وحتى يمكن أن تكون المتابعة إحدى أساليب الرقابة على العمل ، والتى يمكن بواسطتها لكل رئيس أو مدير التعرف على ما تم إنجازه من أعمال ، وما لم يتم انجازه منها .

ومع أهمية عملية متابعة الرد على المراسلات الواردة فإنها لا تعطى العناية الكافية فى أجهزتنا الإدارية ، إذ أنها لا تتم فى كثير من الوحدات الإدارية ، وفى قليل منها تتم باستخدام الذاكرة أو الاتصالات الشخصية أو باستخدام سجلات لا تفى بأغراض المتابعة ، كما أن الكثير من المواطنين يترددون أكثر من مرة على المؤسسات من أجل الاستجابة لطلباتهم ، ويكون الرد عليهم بالعبارة القاتلة ( لم يتم البت فى الأمر ) وقد يكون الأمر قد بت فيه وظهر القرار ، ولكن الموظف لم يرعى اهتماماً بمعرفة الرد وتبليغه لصاحب الطلب .

وتبسيطاً لإجراءات المتابعة فإنه من الضرورى ربطها بسجل قيد الوارد السابق الإشارة إليه ، بحيث يضاف إليه خانات يسجل فيها ما تم اتخاذه من إجراءات فى كل مراسلة ( رقم الرد وتاريخه والجهة المرسل إليها – تاريخ الحفظ فى الملف ... إلخ ) وخانات بعدد الموظفين الذين لديهم المراسلات .

وتتم المتابعة فى المراحل التالية :

ã  بعد أن يتم تسليم المراسلات إلى الموظفين المختصين تستخدم صورة سجل القيد كوسيلة للمتابعة ، وذلك بأن يسجل فيها ما تم اتخاذه من إجراءات فى كل مراسلة .

ã  يتم عمل حصر كل ثلاثة أيام بالمراسلات التى لم يتم الرد عليها ، ويسجل بيان هذه المراسلات فى مذكرة متابعة موجهة إلى رئيس القسم أو مدير الإدارة ، ويسجل بها المراسلات موضح بها رقم المراسلة ، وتاريخ تسليمها واسم المستلم وموضوعها .

ã  تسلم مذكرات المتابعة إلى رؤساء الأقسام أو مديرى الإدارات ، وعلى هؤلاء الرؤساء والمديرين أن يقوموا بالتحقيق فى حالة التأكد من وجود إهمال ، أو قد يقومون بمعاونة الموظفين إذا تبين لهم أن التأخير هو بسبب عدم قدرة الموظف على الإنجاز أو ضعف وسائل الاتصال .

كيفية التعامل مع المرفقات :

المرفقات هى المستندات التى ترفق مع الرسالة ، ويكون التصرف معها على النحو التالى :

ã  بالنسبة للمرفقات الصغيرة كالشيكات يستحسن أن تشبك بالخطاب من الناحية الأمامية ، وذلك قبل وضع الرسالة أمام المدير للتوقيع عليها .

ã  المرفقات كبيرة الحجم كالكتالوجات أو الكتيبات ، فيجب على الموظف أن يوضح للجهة المرسل إليها الخطاب أن هناك مرفقات مع الرسالة ( وذلك بكتابة مرفقات أسفل الخطاب ) وكتابة عدد المرفقات أمامها مثل :

- مرفقات : عدد 5 صفحات بيان الميزانية .

ã    وضع إشارة أمام كل فقرة بها إشارة إلى أى مستند مرفق بالخطاب حتى يتنبه المرسل إليه ذلك الخطاب لذلك مثال ( ومرسل لكم شيك بمبلغ ------ ) .

ماذا يحدث إذا قام المدير بالتأشير على مستند لتطلع عليه أكثر من جهة :

      يقوم سكرتير مكتبه بتصوير عدد من النسخ ، ثم ترسل لكل إدارة من تلك الإدارات صورة ، ثم ترسل للإدارة المعنية الأصل بذلك الموضوع (طبقاً لتعليمات المدير ، أو طبقاً لنوع الخطابات ) .

البريد الإلكترونى الصادر :

1. يتم نسخ أي مراسلة رسمية صادرة عبر البريد الالكتروني إلى مدير مكتب المدير .

2. تعتبر المراسلات الصادرة والخاصة بالعمل ، مراسلات رسمية ، ويتم تطبيق كافة الإجراءات الخاصة بالمراسلات الرسمية .

3.  يتـولى مديـر مكتب المدير طباعة نسخة من المراسلة ، ويتم إعطاء الرقم المتسلسل وباقي الإجراءات ، وتخضع للمتابعة كأية مراسلة رسمية صادرة .

البريد الإلكترونى الوارد :

1.     يتم التحقق من طبيعة المراسلة الواردة ، من قبل متلقيها ، إذا كانت مراسلة رسمية ، ويتم نسخها إلى مديرمكتب المدير .

2.     يتولى مدير مكتب المدير العام تطبيق إجراءات البريد الالكتروني الصادر على هذه المراسلات.

الأدوات المستخدمة فى معالجة البريد الصادر والوارد :

          الأختام سواء العادية أو الأختام ذات الساعة – آلات فتح المغلفات – آلات إغلاق المغلفات – آلات طي الرسائل - آلات العنونة – آلات وضع الطوابع ..

ملحــق (1) :

    وقبل أن نختم هذا اللقاء نتناول نموذجاً لإجراءات الصادر والوارد بإحدى المؤسسات الإدارية العريقة .

دليل تعليمات وإجراءات البريد الصادر والوارد

المعهد العربى للتدريب والبحوث الإحصائية

الرقم	الموضوع	الإجراءات
1	مهام مدير مكتب المدير العام فيما يختص بالبريد	1. فتح ملفات لكافة مجالات عمل المعهد والتوثيق الكامل لكافة المراسلات الصادرة والواردة. 2. يكون مدير مكتب المدير العام الجهة المسئولة في المعهد عن إصدار البريد واستقبال كافة المراسلات الواردة. 3. توزيع البريد الوارد حسب تعليمات هذا النظام. 4. المتابعة على البريد الصادر والوارد مع الجهات المسئولة لغاية الرد على البريد الوارد أو متابعة الحصول على ردود للبريد الصادر. 5. إعداد وإصدار تقارير البريد الصادر والوارد اليومية والشهرية والسنوية والإحصاءات ذات العلاقة. 6. التوثيق الكامل للمراسلات على أساس يومى . 7. تزويد الجهات المسئولة في المعهد بالملفات أو الوثائق المطلوبة حسب تعليمات هذا النظام .
2	التقرير اليومي للبريد الصادر والوارد	1.   يصدر مدير مكتب المدير العام تقريراً يومياً يبين كافة المراسلات الصادرة والواردة. 2.   يبين التقرير الجهة المرسلة للمراسلة وموضوعها والجهة التي أحيلت لها 3.   يبين التقرير المتابعة المطلوبة على المراسلة وتاريخ إصدار الرد. 4.   يرفع التقرير اليومي في الساعة 10:00 من صباح كل يوم إلى المدير العام. 5. يتابع مدير مكتب المدير العام مع الجهات المختلفة على مواعيد الردود المحددة على المراسلات. 6.يتم رفع تقرير يومي يبين المراسلات التي لم يصدر ردود لها خلال الفترة المحددة، وهي ثلاثة أيام عمل ابتداء من صباح اليوم التالي لتلقي المراسلة، إلا إذا تطلب الأمر خلاف ذلك بالرد خلال فترة اقصر من ذلك.
3	تفويضات التوقيع على المراسلات الخارجية	1.  يتم إصدار تعليمات تحدد الجهات الإدارية المصرح لها بإصدار مراسلات خارجية. 2.  تبين لائحة التفويض المستويات الإدارية الخارجية (خارج المعهد) التي يسمح لكل جهة بالمراسلة معها. 3.  تحدد لائحة التفويضات تعليمات النسخ للجهات المسئولة في المعهد لأي من المراسلات الخارجية. 4.  يتولى مدير مكتب المدير العام التحقق من التقيد التام بتعليمات المراسلات الخارجية، وإعادة أي مراسلة تخالف التعليمات إلى الجهة التي أصدرتها.
4	لائحة التفويض بالمراسلات الخارجية	1.     يكون المدير العام صاحب الصلاحيات في أجراء كافة المراسلات مع كافة الجهات الخارجية بموجب الصلاحيات المحددة له. 2.     يفوض المدير العام جزءًا من صلاحياته للمستوى الثاني والثالث من الجهات المسئولة في المعهد. 3.     يتم تزويد مدير مكتب المدير العام بتفويضات المراسلات النهائية ، ولها وقف إصدار أي مراسلة لا تتقيد بالتفويضات المحددة.
5	تعليمات الرد على المراسلات الواردة	1.     يتم توجيه المراسلة إلى الجهة المعنية بها خلال ساعات الدوام الرسمي ليوم تسلمها. 2.     تحدد الفترة القصوى للرد بثلاثة أيام عمل ابتداء من صباح اليوم التالي لتلقي المراسلة. 3.     في حالة تعذر الرد لأسباب فنية أو إدارية ، يتم توجيه مراسلة للجهة المعنية تحدد موعد الرد على المراسلة الواردة. 4.     يوثق مدير مكتب المدير العام للموعد المحدد للرد، ويتابع ذلك مع الجهة المعنية في حينه.
6	التعليمات الفنية والإدارية لإعداد مراسلة إدارية	يجب توفر العناصر التالية في المراسلة الصادرة: 1. التقيد بالألقاب الخاصة بالجهات التي يتم مراسلتها. 2. تحديد موضوع المراسلة بشكل مختصر ومعبر عن مضمون المراسلة. 3. تتم الإشارة إلى المراسلة أو الموضوع الذي تصدر المراسلة بموجبه. 4. يتم التقيد بمواصفات موحدة للخط Font ، وهي قياس 13 و Simplified Arabic فيما يخص المراسلات باللغة العربية، وقياس 13 و Times New Roman فيما يخص المراسلات باللغة الإنجليزية. 5. التقيد بتعليمات تسمية الملفات للمراسلة وتثبيتها في أل Footer بما يمكن من العودة للمراسلة حيثما يقتضي الأمر. 6. يتم نسخ المراسلة المحوسبة إلى مديرة مكتب المدير العام بالإضافة إلى النسخة الو رقية حتى يتم تخزينها في الملف الخاص بها.
7	تعليمات إعطاء رقم متسلسل للوثيقة	1. يتولى مدير مكتب المدير العام إعطاء رقم متفرد لكل مراسلة صادرة أو واردة. 2. يتكون الرقم من رمز الجهة التي تصدر المراسلة ورقم متسلسل من 4 خانات وخانتين لتحديد السنة. 3. يتم تثبيت الرقم على المراسلة الورقية وفي برنامج التوثيق. 4. مثال للترقيم : إذا كان رمز الإدارة التي أصدرت المراسلة 1210 والرقم المتسلسل قد وصل إلى 156 وتكون السنة 2002، يكون رقم المراسلة التي نحن بصددها: 121015702. 5. يتولى مدير مكتب المدير العام التوثيق للأرقام الخاصة بكل جهة حتى يتمكن من إعطاء الأرقام للمراسلات القادمة.
8	تعليمات إدخال بيانات المراسلة	1. يتولى مدير مكتب المدير العام توثيق المراسلات الصادرة والواردة في برنامج التوثيق. 2. يتم إدخال البيانات في يوم إصدار أو تلقي المراسلة. 3. يتم كل ذلك قبل توزيع البريد.
9	ختم الاستلام	1. يتم تصميم خاتم خاص بمدير مكتب المدير العام لختم البريد الوارد. 2. يحدد الخاتم الرقم المتسلسل وتاريخ ورود الرسالة وتوقيع مدير مكتب المدير العام.
10	الإشارة	1. تكون الإشارة للبريد الصادر هي الرقم المتسلسل المعطى للمراسلة. 2. يتم التوثيق لإشارة البريد الوارد في الخانة المخصصة للبريد الوارد.
11	الرسائل الشخصية الواردة	يتولى مدير مكتب المدير العام البت فيما إذا كانت المراسلة الواردة رسمية أو شخصية. 1. يتم توجيه المراسلة التي يعتقد أنها شخصية إلى صاحبها ليتولى فتحها ، ويتم إعادتها إلى مدير مكتب المدير العام إذا تبين أنها رسمية ، وتدخل في الإجراءات الخاصة بذلك. 2. إذا حدث وتم فتح مراسلة شخصية عن طريق الخطأ ، لا تتم قراءتها ، ويتولى مدير مكتب المدير العام تسليم المراسلة لصاحبها ، لتوضيح الملابسات.
12	الرسائل الشخصية الصادرة	1. لا يصدر مدير مكتب المدير العام أي مراسلات خاصة. 2. يلتزم كافة العاملين بهذا الأمر.
13	توزيع البريد الوارد	1. يتولى مدير مكتب المدير العام توزيع البريد الوارد في ذات يوم استلام البريد. 2. لا يتم التوزيع للبريد قبل إنجاز الإجراءات الإدارية الخاصة بالختم والإشارة وتحديد الجهة صاحبة الشأن المراسلة والجهات التي تنسخ لها المراسلة.
14	محضر مكالمة هاتفية	1. يتولى الموظف إعداد محضر مكالمة، للمكالمات التي تتعلق بالعمل ، وصدر خلالها قرارات أو اتفاق على أمر قائم. 2. يتم توجيه المحضر إلى مدير مكتب المدير العام حتى يتم الإيداع في الملف الخاص بالموضوع .
15	البريد الالكتروني الصادر	1-    يتم نسخ أي مراسلة رسمية صادرة عبر البريد الالكتروني إلى مديرة مكتب المدير العام. 2-    تعتبر المراسلات الصادرة والخاصة بالعمل، مراسلات رسمية ، ويتم تطبيق كافة الإجراءات الخاصة بالمراسلات الرسمية. 3-    يتولى مدير مكتب المدير العام طباعة نسخة من المراسلة ويتم إعطاء الرقم المتسلسل وباقي الإجراءات ، وتخضع للمتابعة المنصوص عليها في هذا النظام.
16	البريد الالكتروني الوارد	1-  يتم التحقق من طبيعة المراسلة الواردة، من قبل متلقيها ، إذا كانت مراسلة رسمية ، ويتم نسخها إلى مدير مكتب المدير العام . 2-  يتولى مدير مكتب المدير العام تطبيق إجراءات البريد الالكتروني الصادر على هذه المراسلات.
17	متابعة المراسلة حتى تودع في الملف	تخضع كل مراسلة واردة للإجراءات التالية: 1. يتم توجيه المراسلة إلى الجهة الإدارية المعنية بها. 2. يتم نسخ المراسلة للجهة الإدارية الأعلى المسئولة عن متلقي المراسلة لغاية العلم والمتابعة. 3. تتولى الجهة التي تتلقى المراسلة الرد خلال الفترة المحددة في هذا النظام. 4. في حالة تحويل أو توجيه المراسلة إلى جهة إدارية أخرى ، يتم التوثيق لهذا الإجراء. 5. تلتزم الجهة الثانية التي تتلقى المراسلة الرد خلال الفترة المحددة في هذا النظام. 6. يتولى مدير مكتب المدير العام المتابعة على المراسلة حيثما يتم تحويلها. 7. تبقى المراسلة في مجال متابعة مدير مكتب المدير العام حتى يتم الرد النهائي.

تعليمات إرسال بريد إلى مكتب المدير العام :

1)    يتم إرسال جميع المراسلات إلى المدير العام من خلال المسئول المباشر، ويكون ذلك من خلال

    الإشارة من المسئول المباشر على انه اطلع ويتولى نقل الرسالة إلى مدير المعهد.

2)    يطلب إلى كافة العاملين الالتزام بالتسلسل الإداري في المراسلات. .

3)    يجب الإشارة إلى جميع المراسلات التي تأخذ صفة الاستعجال.

تعليمات استلام وتسليم البريد الداخلي والخارجي

1)  يقوم المراسل بتوزيع البريد بين المكاتب عدة مرات يومياً ، حيث يأخذ المراسل البريد من سكرتاريا الوحدات الإدارية والفنية ويقوم بتوزيعه إلى أصحابه ، وتتحمل السكرتيرات مسؤولية البريد الصادر والوارد لكل وحدة . 

2)    تتولى الخدمات الإدارية التحقق من التوزيع اليومي للبريد ودقة التوزيع .

3)    يتم تسليم البريد الصادر لجهات خارج المعهد إلى مدير مكتب المدير العام يومياً الساعة العاشرة صباحاً.

4)    يتم إرسال البريد الصادر إلى البريد خارج المعهد كل يوم الساعة الحادية عشرة .

5)    يتم الفحص اليومي لصندوق البريد الخاص بالمعهد ويتم استكمال الإجراءات الإدارية في التسجيل والتوزيع .

ملحق (2) نماذج لسجلات الصادر والوارد :

نموذج رقم (1) سجل قيد الخطابات الوارد

التاريخ	رقم القيد	الجهة الوارد منها	مرفقات	تاريخ ورقم الجهة		الموضوع	الجهة المختصة
				التاريخ	الرقم

رقم الملف	التوقيع	الحفظ	بيانات الرد			الإجراء	المتابعة
			الرقم	التاريخ	الجهة الصادر إليها		أولى	ثانية

نموذج رقم (2)

مذكرة تحديد اختصاص خطاب                               للعرض على السيد / --------------------------                             تتشرف إدارة المحفوظات بإحاطة سيادتكم علماً بأنه بعرض الخطاب المرفق رقم ------ بتاريخ -----                                        الوارد من ----------- على إدارة ----------- أشرت عليه بعدم الاختصاص ، كما أن إدارة -----------                                       أشرت بعدم الاختصاص أيضاً . لذا نرجو عرض الأمر عليكم لتحديد جهة الاختصاص ليمكن تسليمه إليها .                                                                                                                        مدير المحفوظات

 

نموذج رقم (3) سركى تسليم البريد الوارد

التاريخ	رقم القيد	مرفقات	الجهة الواردة منها	الجهة المسلم إليها	رقم الملف	التوقيع

نموذج رقم (4) سجل قيد البريد الصادر

التاريخ	رقم القيد	مرفقات	الجهة الصادر منها	الموضوع	الجهة الصادر إليها	رقم الملف	طريقة التصدير	ملاحظات

نموذج رقم (5) دفتر تسليم المظاريف المسجلة

رقم مسلسل	رقم قيد الصادر	اسم المرسل إليه	العنوان	قيمة الطوابع		ملاحظات
				ق	جنيه

---

* هناك مؤسسات تقوم بعرض المراسلات على المدير الذى يقوم بالتأشير عليها وتوجيهها للإدارة المختصة لاتخاذ اللازم ، وهناك مؤسسات تقوم بتوزيع المراسلات على وحدات المؤسسة المختلفة ، على أن تتولى كل وحدة التعامل مع هذه الرسائل ، ثم إصدار الرد عليها ، وإرساله لوحدة الصادر والوارد التى تتولى توصيل الرد للجهة المختصة .