أساليب حفظ
واسترجاع الوثائق والأرشيف
دورة تدريبية قدمتها للعاملين بالجهاز الإداري بمحافظة الإسكندرية بمركز تدريب الجهاز المركزي للتعبئة العامة والإحصاء
يعتقد البعض من المؤمنين بأهمية التقنيات الحديثة وفاعليتها الكبيرة فى
إنجاز الأعمال ، أن استخدامها فى مجال المعلومات – مثل المصغرات الفيلمية
والحاسبات الآلية – سوف تقضى على أوعية تسجيل المعلومات الورقية نهائياً ، وهذا
التصور لا يمكن تصوره بحال من الأحوال ، خاصة فى بلادنا وفى وقتنا الراهن ، حيث
تعتبر الوثائق الورقية وسيلة إثبات هامة ، ولا تقبل الجهات الرسمية سواها كبراهين
لها على حجتها وقوتها ، ولذلك يجب العمل على المحافظة على تلك الوثائق الورقية
لفترات زمنية – طالت أو قصرت – وفقاً لطبيعة هذه الوثائق ، وفى الأسطر التالية
نستعرض سوياً أساليب حفظ واسترجاع الوثائق والأرشيف من كافة جوانبها .
أولاً : ماهية الحفظ وأهميته :
الحفظ هو عملية تجميع الوثائق الناتجة عن نشاط الجهاز أو المؤسسة وفقاً
لنظام التصنيف والترميز الخاص به ، وترتيبها وتخزينها فى أوعية حفظ مناسبة
لنوعياتها ، بواسطة نظام يضمن المحافظة عليها من ناحية ، وييسر الوصول إليها عند
الحاجة من ناحية أخرى .
وإذا كانت الدقة فى إجراءات المراسلات الواردة والصادرة والمتابعة تهدف إلى
الرقابة على حركة المراسلات وضمان إجراء اللازم فيها فى أسرع وقت ممكن ، والتأكد
من تسليمها إلى المسئول عن الحفظ ، فإن إجراءات الحفظ تعتبر ذات أهمية بالغة على
النحو التالى :
1- استكمال
لإجراءات متابعة المراسلات الصادرة والواردة ، فهى المحصلة الحقيقية والنهائية لإجراءاتها.
2- تتيح
للباحثين والمسئولين استخلاص البيانات والمعلومات من هذه الوثائق .
3- تقدم
للمسئولين البيانات التى تساعدهم على اتخاذ القرار السليم ، مما يساعد على توفير
وقتهم وجهدهم .
4- المحافظة
على التسلسل التاريخى للجهاز.
وعلى الرغم من هذه الأهمية الكبيرة لعملية الحفظ إلا أن الكثير من المختصين
يتكاسلون فى تسليم المراسلات للمختص بالحفظ بعد اتمام الإجراءات فيها ، مما يجعل
الملفات غير مستوفاة عند البحث فيها من ناحية ، كما أن تأخير تسليم هذه المراسلات
للحفظ ينتج عنه اختلال التسلسل التاريخى للوثائق فى الملفات .
ثانياً : مسئولية الحفظ :
من الضرورى تحديد الموظف أو الموظفين الذين يكلفون بأعمال الحفظ داخل
الإدارة ، وبطبيعة الحال يكون عدد هؤلاء الموظفين مناسباً بالنسبة لحجم العمل ،
على أن يكون ذلك طبقاً لتنظيم إدارى يحدد وجود مكتب للحفظ فى الإدارة طبقاً
للطريقة اللامركزية ، مع أهمية تأهيل هؤلاء الموظفين تأهيلاً مناسباً يساعدهم على
إتمام العمل على خير وجه .
ثالثاً : الشروط الواجب توافرها فى الوظيقة التى تسلم
للحفظ :
عند استلام أية وثيقة لابد من التأكد مما يلى :
1- أن
تكون هذه الوثيقة ضرورية ، وتضم بيانات ومعلومات يحتمل الرجوع إليها مستقبلاً ، إذ
أن ذلك يؤدى إلى عدم تضخم المحفوظات بسرعة ، كما يقلل من تكاليف وأعباء الحفظ .
2- عدم
حفظ مسودات الوثائق إلا فى حالات الضرورة القصوى ، وقد يكتفى بحفظ صورة واحدة
مطبوعة لها ، مؤشراً عليها من المحرر الذى قام بإعدادها .
3- أن
يكون الموظف المختص قد أشّر عليها بكلمة " يحفظ " أو أية عبارة تدل على
أنه أتم فيه الإجراءات اللازمة ، وذلك للتأكد من أنها مهمة ، وأنها قد استوفت كافة
الإجراءات السابقة للحفظ .
4- إذا
كانت الوثيقة هى صورة صادرة ، وكانت تشير إلى مراسلة واردة ، فإنه من الضرورى
التأكد من وجود المراسلة الواردة مرفقة بالمرسلة الصادرة .
5- إذا
كان أحد الرؤساء قد أشر على الوثيقة بعمل إجراء معين ، مثل إبلاغ جهة معينة أو عرضه
على رئاسة معينة ، فإنه يجب التأكد من استكمال هذه الإجراءات .
6- إذا
لم تكن الوثيقة مسجلاً عليها رقم الملف ، فإنه من الضرورى وضع رقم الملف عليها
بواسطة الموظف المختص بعملية الفهرسة والترميز .
رابعاً : وعاء الحفظ :
لاشك أن استخدام وعاء الحفظ المناسب لطبيعة الوثائق
يساعد على المحافظة عليها ، وتنتشر فى أجهزتنا الإدارية شكلين من أوعية الحفظ
التقليديين هما :
1. الملف
ذو الغلاف المقوى والذى يسع عادة حوالى 120 ورقة وتحفظ الملفات عادة فى أدراج حفظ
الملفات .
2. الكلاسير
وهو غلاف سميك من الكرتون وبداخله آلة لتثبيت الأوراق فيه ، ويتميز الكلاسير
بخاصية سهولة السحب منه والإضافة بين أوراقه .. وتحفظ الكلاسيرات عادة على الرفوف
.
وأياً كان شكل الوعاء فإنه
يجب مراعاة الإجراءات التالية معه :
1-
كتابة عنوان أو اسم الملف ورموزه عليه فى المكان المخصص
بما يسمح برؤيته فى سهوله ويسر عند ترتيبه فى أجهزة الحفظ المخصصة له ، إذ أن ذلك
يساعد على سرعة الاسترجاع .
2-
ترقيم صفحات الملف بأرقام
مسلسلة من أوله حتى آخره ، تبدأ من الرقم (1) .
3- يتم
إعداد قائمة محتويات لكل ملف تدون بها البيانات الخاصة بالأوراق التى يتم إيداعها
به ، لتكون بمثابة فهرس يمكن من خلاله :
-
الرجوع بسرعة لأية ورقة مودعة
داخل الملف .
-
التعرف على البيانات الخاصة
بأية ورقة قد تفقد من الملف .
|
نموذج
قائمة محتويات ملف
|
|
جمهورية مصر العربية رقم الملف
---------------
وزارة --------------- تاريخ
فتح الملف / /
20
----------------------- تاريخ إغلاق الملف / /
20
قائمة
محتويات ملف : -----------------------------------------------------------
الجـــــــــــــــــــــزء
: -----------------------------------------------------------
|
|
مسلسل
|
البيانات
الخاصة بالأوراق
|
|
المصدر
|
الرقم
|
التاريخ
|
النوع
|
الموضوع
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-
يتم إعداد هذه القائمة على
ورق مقوى مقاس ( 21 × 29.7 سم ) .
-
يقسم خلف البطاقة بنفس تقسيمة
الوجه دون الترويسة العليا .
|
4-
إعداد بطاقة حركة الملف التى
سيتم تناولها عند الحديث عن تداول الملفات .
5- يجب
مراعاة عدم تكدس الوثائق داخل أوعية الحفظ ومراعاة سعة الوعاء ، فالملفات على سبيل
المثال يجب ألا تزيد الأوراق فيها عن 120 ورقة ، وعند وصول الملف إلى هذا العدد
يوقف الحفظ فيه ، وتتم الإجراءات التالية :
-
إعداد نموذج إغلاق ملف من أصل
وصورة ، حيث يتم حفظ الأصل فى نهاية الملف المغلق ، والصورة فى بداية الجزء الجديد
للملف .
-
الجزء الجديد يراعى فيه ما يلى
:
· ترقم
فيه الأوراق بنفس طريقة ترقيم الجزء المغلق بدءاً من الرقم (1) ، ولكن بإضافة كلمة
جزء ثان أو ثالث حسب الأحوال .
· تحديد
رمز الملف الجديد من خلال تحديد عنوانه والفصل أو الفرع الذى يتبعه ، ثم يستخرج
رمز آخر ملف فى التقسيم الفرعى ( الفصل أو الفرع ) الذى يتبعه الملف من الفهرس
المصنف ، ويكون رمز هذا الملف الجديد هو الرمز التالى لرمز آخر ملف فى التقسيم
الفرعى التابع له الملف ، وهذا الإجراء يقوم به المفهرس .
·
إعداد بطاقات الفهارس اللازمة
لهذا الملف الجديد ، إلى جانب الإجراءات التجهيزية العامة لأى ملف .
-
يسجل على الجزء المغلق كلمة (
جزء رقم ---- مغلق ) .
|
نموذج إغلاق ملف
أغلق الملف رقم
----------------- جزء رقم -----------------------
بتـــــــــــــــاريخ : /
/ 20 م .
وفتح له جزء جديد برقم -------------------------------
التوقيع
|
خامساً
: أجهزة الحفظ :
يجب اختيار أجهزة الحفظ المناسبة للأوعية
المستخدمة فى حفظ الوثائق والمستندات ، إذ أن ذلك يساعد على سهولة الاسترجاع
والمحافظة على الأوعية والوثائق التى تضمها ، فمثلاً هناك الأدراج والدواليب
والصناديق وأجهزة الحفظ الآلية الدوارة والأرفف المتحركة وخزائن حفظ الخرائط
والرسومات الهندسية ... إلخ ، على أن يراعى فى هذه الأجهزة ما يلى :
-
فلائمتها مع مساحة وحدة الحفظ .
-
مناسبتها مع أوعية الحفظ المستخدمة فى المكتبة .
-
متانتها وجودتها ومطابقتها للمعايير .
-
مناسبتها فى تخزين أكبر قدر من الوثائق .
سادساً
: طرق الحفظ :
نظراً لاختلاف الوثائق الورقية من حيث الشكل والاستخدام وفقاً لطبيعتها
وحاجة المستفيدين من المعلومات التى تضمها ، توجد العديد من طرق الحفظ التى تتناسب
مع كل نوع منها .
ومن ناحية أخرى قامت الشركات المنتجة للأجهزة المكتبية بتوفير الأوعية
والأجهزة التى تتلاءم مع كل طريقة من طرق الحفظ ، بما يضمن المحافظة على الوثائق
من ناحية ، وتسهيل الوصول إليها عند الحاجة لاسترجاعها من ناحية أخرى .
ومن أشهر طرق الحفظ المتبعة فى دور الحفظ المختلفة ما
يلى :
1- طريقة
الحفظ الرأسى للملفات فى الأدراج .
2- طريقة
الحفظ الرأسى المعلق للملفات فى الأدراج ، وتتطلب هذه الطريقة وجود إطار فى الدرج
لتعلق عليه الحوافظ التى تحفظ بداخلها الملفات ، وتمتاز هذه الطريقة بأنها تسهل
حفظ الملف بداخل الحافظة كما تسهل استخراج الملف ، وذلك عن طريق اللافتات المثبتة
على حافة الحوافظ المعلقة والتى قد تكون ذات ألوان متعددة مما يسهل تمييز مجموعة
الملفات المقصودة .
3- طريقة
الحفظ الجانبية وهو شكل من أشكال الحفظ المعلق حيث تعلق الملفات على إطارات خاصة
داخل الدواليب .
4- الحفظ
الواقف للكلاسيرات على الرفوف .
سابعاً
: أساليب ترتيب الأوراق داخل الملفات :
(1)
الترتيب الزمنى :
حيث
يتم ترتيب محتويات الملفات تاريخياً ، ويصلح هذا الأسلوب مع الملفات الموضوعية ،
ويمتاز بسهولته إذ أنه عند إيداع الأوراق بالملف يتم إيداعها وفقاً لتواريخها من
الأقدم للأحدث .
(2)
الترتيب الموضوعى الزمنى :
وفيه
يتم ترتيب الوثائق داخل كل ملف بتقسيمها إلى موضوعات ، ويفصل بين أوراق كل موضوع
وآخر فاصل من الورق السميك ذو النتوء البارز الذى يسجل عليه عنوان كل مجموعة من
الوثائق التى تحفظ خلفه ، ويكون ترتيب الأوراق الخاصة بكل موضوع وفقاً للترتيب
التاريخى ، وبذلك يستطيع الباحث الوصول إلى أوراق كل موضوع داخل الملف بسرعة
وسهولة ويسر ، وتصلح هذه الطريقة لملفات الأسماء ، وأبرز مثال على ذلك ملفات خدمة
العاملين ، إذ يمكن تقسيم الملف موضوعياً كالتالى ( مسوغات التعيين – التدريب –
الترقيات – الجزاءات ... إلخ )
ثامناً
: طريقة ترتيب الملفات فى الأدراج :
1-
يتم تجميع الملفات فى ملفات حسب
أنواع الفهارس المستخدمة ، بحيث تتجمع ملفات كل فهرس سوياً ، وترتب حسب تسلسلها
الرقمى .
2- ترتب
الملفات فى الأدراج بحيث يكون التسلسل الرقمى فى أول الدرج إلى آخره ، ومن الدرج
الأعلى إلى الأدراج السفلى فى نفس كابينة الحفظ ، ومن اليمين إلى اليسار من كابينة
إلى أخرى .
3- ترتب
الكلاسيرات على الرفوف حسب تسلسلها الرقمى من الرف الأعلى إلى الرفوف السفلى ، ومن
اليمين إلى اليسار من مجموعة رفوف إلى مجموعة رفوف أخرى .
4- يتم
إعداد بطاقة لاصقة على كل درج وعلى مصرع دولاب ، ويكتب عليها رمز أول ملف ، ورمز
آخر ملف محفوظ بداخله ، لتسهيل عملية البحث .
تاسعاً
: إجراءات عملية الحفظ :
(1) فهرسة الوثائق المراد حفظها :
يقوم موظف الفهرسة بفهرسة هذه الوثائق المراد حفظها على النحو التالى :
-
قراءة وتحليل هذه الوثائق بغرض
تحديد موضوعها أو الفترة الزمنية التى تخصها أو المنطقة الجغرافية التى تتعلق بها
أو الشخص الذى تخصه ، وذلك وفقاً لطبيعة الأوراق ، وطريقة طلبها عند الاسترجاع .
-
تحديد عنوان أو اسم الملف الذى
سيتم حفظ الأوراق به .
-
استخراج رمز الملف من الفهرس
الخاص به على النحو التالى :
· إذا
كان الملف - الذى سيتم إيداع الأوراق به – خاصاً بموضوع معين ، فإنه يتم البحث عن
البطاقة التى تحمل عنوان الملف خلف بطاقة الإرشاد التى تحمل الحرف الأول من عنوان
الملف فى الفهرس الموضوعى أو الفهرس القاموسى ، إلى أن يتم الوصول إليها ، ومنها
نحدد رمز الملف .
· إذا
كان الملف – الذى سيتم إيداع الأوراق به – من ملفات الأسماء ، فإننا نبحث عن
البطاقة التى تحمل الاسم خلف بطاقة الإرشاد التى تحمل الحرف الأول من الاسم
بالفهرس الموضوعى أو القاموسى ، أو البطاقة التى تضم مجموعة الأسماء - التى تشترك
معه فى الحرف الأول من الاسم الأول ، أو الحرف الأول من الاسم الأول والحرف الأول
من اللقب – الذى ينتمى إليه فى فهرس الأسماء المصنف ، حسب طريقة الترميز ونوع
الفهرس المستخدم إلى أن يتم الوصول إليها ، ومنها نحدد رمز الملف .
(2) تدوين رمز الملف على الأوراق (الوثائق) :
بعد الحصول على هذا الرمز من موظف الفهرسة ، فإننا نضع
رمز الملف على الأوراق المراد حفظها فى المكان المناسب لها ، وهو على النحو التالى
:
-
داخل ختم الوارد بالنسبة
للمراسلات الواردة فى الحقل المخصص لهذا الغرض إن وجد .
-
أمام كلمة " الرقم "
فى أعلى صدر الرسالة من الناحية اليسرى بالنسبة للمراسلات المراد تصديرها وصورها .
-
أسفل وجه الورقة من الناحية
اليسرى لغير ذلك من الأوراق .
(3) تجهيز الأوراق للحفظ :
ويتم ذلك على النحو التالى :
-
ترميم الأوراق ، وذلك بلصق ما
بها من تمزق ، متى استلزم الأمر ذلك .
-
تخريم الأوراق بالخرامة من
منتصف الهامش الأيمن لها .
-
تهذيب الأوراق ، وذلك بإجراء
الطى المناسب لها إذا كانت مساحتها أكبر من مساحة وعاء الحفظ .
-
ترتيب الأوراق وفقاً لتسلسل
رموز ملفاتها ، وإذا كان هناك أكثر من وثيقة سيتم حفظها فى ملف واحد ترتب زمنياً .
(4) استخراج الملفات المطلوب حفظ الأوراق بها :
ويكون ذلك بإعداد قائمة مرتبة برموز الملفات ، ثم
استخراجها من أماكن حفظها .
(5) إيداع الأوراق فى الملفات الخاصة بها :
وتمر هذه الخطوة بالمراحل التالية :
-
إيداع الأوراق فى الملفات
الخاصة بها مع مراعاة :
· ترتيب
الأوراق التى يتم إيداعها فى ملفات الموضوعات وفقاً للترتيب الزمنى .
· ترتيب
الأوراق التى يتم إيداعها فى ملفات خدمة العاملين وفقاً للترتيب الموضوعى الزمنى .
-
تـرقيم الأرقام بالأرقام
المسلسلة فى الركن الأيسر العلوى لها ، ويفضل استخدام لون مميز فى عملية الترقيم .
-
إثبات البيانات الخاصة بالأوراق
فى قائمة محتويات الملف .
(6) المراجعة اللازمة للملف .
وتتم عملية المراجعة بأن يقوم المراجع بالتأكد من أن
الأوراق :
- واجبة
الحفظ بناءً على تأشيرة الموظف المختص .
- مفهرسة
بصورة سليمة .
- مودعة
فى الملفات الخاصة بها .
- أعطيت
الرقم التسلسلى السليم .
- أثبتت
فى قائمة المحتويات الخاصة بالملف .
إذا وجد المراجع
أوراق أحد الملفات غير مستوفاة ، فإنه يحول الملف يخطاب رسمى للجهة المختصة
لاستكماله .
|
السيد / --------------------
نرفق مع هذا الملف رقم -------------- رجاء استيفاء صفحة
--------------------
وإعادته إلى المحفوظات .
وتفضلوا بقبول
فائق الاحترام
رئيس مكتب
المحفوظات
|
(7) إذا كانت الوثيقة تشير إلى مراسلة سابقة واردة أو صادرة فإنه من الضرورى
التأكد من وجود هذه السوابق فى الملف .
(8) تعاد الملفات إلى ترتيبها المسلسل فى الأدراج .
عاشراً : إجراءات تداول الملفات :
1-
يتم إعداد بطاقة تداول ( حركة )
كل ملف ( كالنموذج التالى )
2-
تحفظ هذه البطاقة داخل الملف .
3-
عند طلب استعارة الملف داخل
وحدة الحفظ ، فإن موظف المحفوظات يقوم بما يلى :
-
يحدد رمز الملف المراد الإطلاع
عليه من الفهرس الموضوعى أو الاسمى حسب مسمى الملف .
- يستخرج
الملف من مكانه .
- يثبت
الموظف كافة بيانات الملف فى بطاقة حركة الملف ،على أن يتم إثبات عبارة (اطلع
يوم /
/ 20) فى حقل الإيضاحات .
- بعد
الإطلاع على الملف يتم إعادته مرة أخرى لمكانه المخصص .
4-
فى حالة طلب الإطلاع على الملف خارج وحدة الحفظ فإن
إجراءات ذلك تتم على النحو التالى :
· عند طلب الملف :
- تحديد رمز الملف المراد
الإطلاع عليه من الفهرس .
- استخراج الملف من مكان
حفظه .
- تدوين البيانات ببطاقة
الحركة ، وتوقيع المستعير عليها .
- إعطاء الملف للمستعير
ووضع بطاقة الحركة فى درج خاص مرتبة ترتيباً رقمياً وفقاً لرموز ملفاتها .
· عند إعادة الملف :
- استخراج بطاقة حركة
الملف من مكان حفظها .
- مراجعة محتويات الملف
للتأكد من سلامتها واكتمالها .
- إثبات تاريخ عودة الملف
بالحقل المخصص ببطاقة الحركة .
- إيداع بطاقة الحركة فى
مكانها داخل الملف .
- إعادة الملف إلى مكانه
المخصص لحفظه .
|
نموذج بطاقة حركة ملف
جمهورية مصر العربية
رقم الملف / السجل :
-------
بطاقة
حركة ملف / سجل : -----------------------------
الجــــــــــــــــــــــــــــزء
: ------------------------------
|
|
عدد الأوراق
|
بيانات المستعير
|
تواريخ الحركة
|
توقيع المستعير
|
المتابعة
|
ايضاحات
|
|
الاسم
|
الوحدة
|
الإعارة
|
الإرجاع
|
|
(1)
|
(2)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- يتم إعداد هذه
البطاقة من الورق المقوى مقاس ( 21 × 29.7 سم ) .
- يقسم خلف
البطاقة بنفس طريقة تقسيم الوجه دون الترويسة العليا .
- تستخدم هذه البطاقة
لحركة السجل عند ترحيله إلى مستودع الحفظ ، ويخصص "الجزء " لإثبات المدة التى استخدم
خلالها السجل .
|
حادى عشر : إجراءات متابعة الملفات :
1- يجب
عدم ترك الملفــات خـارج وحـــدة الحفـظ فترة طويلة ، فإذا تأخرت عن الموعد الواجب
إعادتها فيه ( أسبوعاً أو أسبوعين ) فإن
الموظف المسئول عن الملفات يقوم بالآتى :
- الاتصال
هاتفياً بالمستعير لاستعجاله عودة الملف أو مراسلته بخطاب رسمى .
- إثبات
تاريخ الاتصال أو المراسلة فى حقل التابعة رقم (1) ببطاقة حركة الملف .
- إعطاء
المستعير مهلة ثلاثة أيام لإعادة الملف خلالها .
2- إذا
أعاد المستعير الملف ، فإن الموظف يقوم بالإجراءات العادية عند استلام الملفات ،
أما إذا لم يتم إعادة الملف ، فإن الموظف يقوم بالتالى :
- الاتصال
هاتفياً بالمستعير أو مراسلته مرة أخرى لاستعجال عودة الملف .
- إثبات
تاريخ الاتصال أو المراسلة الثانى بحقل المتابعة (2) ببطاقة الحركة .
- إعطاء
المستعير مهلة يومين لإعادة الملف .
3- إذا
أعاد المستعير الملف خلال هذه المهلة ، تتم عليه الإجراءات العادية عند استلام
الملفات ، أما إذا لم يعيد الملف فإن مسئول الملفات يقوم بتحرير مذكرة متابعة
ملفات للعرض على :
-
رئيس الوحدة الإدارية التابع
لها المستعير ، إذا كان يعمل بنفس الوحدة التى يخصها الملف .
- المسئول
الإدارى الذى ترتبط به الوحدة الإدارية التى يعمل بها المستعير إذا كان من خارج
الوحدة الإدارية التى يخصها الملف ، وإبلاغ رئيس المستعير بصورة منها لاتخاذ
اللازم .
|
مذكرة متابعة ملفات
جمهورية مصر العربية
وزارة ---------------
التاريخ : / /
20
--------------------
|
|
بيانات
الملفات
|
بيانات
الاستعارة
|
تواريخ
المتابعة
|
|
رقم
الملف
|
الجزء
|
الموضوع
|
التاريخ
|
الاسم
|
(1)
|
(1)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
إلى :
----------------------------------------------------------------
بعد
التحية ،،،
نأمل التنبيه إلى سرعة إعادة الملفات الموضحة بعالية
وذلك نظراً لانقضاء مدة استعارتها ومتابعتها أكثر من مرة .
وتقبلوا
تحياتنا
المسئول
عن الملفات
|
ثانى عشر : المحافظة على مكونات الملف :
يجب عدم نزع أية أوراق يتم حفظها فى أى ملف ؛ لأن ذلك قد يؤدى لضياع الحقوق
وتعطل المصالح والكثير من المشكلات التى لا يحمد عقباها ، إلا أنه يجوز نزع بعض
الأوراق من الملف بناءً على توجيهات الرئيس الإدارى لمسئول الملفات ، إلا أنه يجب على
مسئول الملفات أن يؤمن نفسه فى هذه الحالة بالقيام بما يلى :
1-
استخراج صورة من الأوراق
المطلوب نزعها .
2-
تحرير مذكرة سحب أوراق من ملف .
3-
الاحتفاظ بالمذكرة وصورة
الأوراق بالإضافة إلى التوجيه الصادر إليه بهذا الأمر محل الأصل المنزوع .
|
إقرار نزع أوراق من الملف
نزعت الأوراق من صفحة --------------------- إلى صفحة ---------------------
من الملف رقم ------------------------------------- الجزء
--------------------
والخاص بموضوع ------------------------------------------------------------
وهى خطاب وارد / صادر رقم ---------------- بتاريخ /
/ .
وحفظ الملف برقم --------------------
والخاص بموضوع ---------------------
تحت صفحات ----------------------------------------------------------------
أو حولت إلى -----------------------------------------------------------------
لأجل ------------------------------------------------------------------------
التاريخ : / /
20
التوقيع
|
